Apakah Anda sering lupa tenggat waktu untuk mengerjakan tugas? Atau mungkin Anda kesulitan melacak kemajuan proyek yang sedang Anda kerjakan? Jangan khawatir, Trello adalah solusi untuk masalah ini.
Aplikasi bisnis gratis ini tidak hanya dapat membantu Anda mengelola pekerjaan dengan lebih efisien, tetapi juga membantu Anda berkolaborasi secara lebih efektif dengan rekan kerja Anda.
Apa itu Trello?
Trello adalah aplikasi kolaborasi yang memungkinkan Anda mengatur berbagai proyek di satu tempat. Dengan Trello, semua orang di proyek dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, dan seberapa jauh mereka mengerjakannya.
Pikirkan Trello seperti papan yang diisi dengan stiker. Setiap stiker ditulis tentang tugas pribadi Anda dan tugas tim secara keseluruhan. Kemudian, setiap catatan juga memiliki foto, lampiran dari berbagai sumber, dan kolom komentar.
Nah, bedanya dengan board biasa, Trello adalah board yang bisa kamu bawa kemana-mana. Anda juga dapat dengan mudah mengakses Trello dari smartphone atau komputer Anda.
Fitur Trello
Trello memiliki empat fitur utama: papan, daftar, kartu, dan menu. Kami akan menjelaskan setiap fitur di bawah ini.
- Papan
Papan akan menunjukkan proyek Anda saat ini dengan berbagai informasi. Dengan cara ini setiap orang yang merupakan bagian dari proyek dapat melihat apa yang ada di papan tulis. Oh ya, tidak ada batasan jumlah papan yang bisa Anda buat di Trello. Jadi Anda dapat menjalankan beberapa proyek secara bersamaan dengan perintah yang berbeda. Sangat efektif bukan? - Kartu
Komponen papan terpenting di Trello adalah kartu. Kartu berguna untuk menampilkan tugas dan ide yang ingin Anda terapkan. Cukup klik “Tambahkan kartu…” di bagian bawah daftar (yang akan kita bahas sebentar lagi) dan beri nama. Kemudian beri judul, seperti “Tulis postingan blog” atau “Temui pelanggan di bandara”.Tidak ada batasan dalam pembuatan kartu, sehingga Anda dapat membuat sebanyak yang Anda suka. Anda juga dapat memasukkan berbagai informasi terkait proyek ke dalam Kartu. kamu tahu. Dengan cara ini, semua anggota tim akan tahu secara detail apa yang harus mereka lakukan. - Daftar
Daftar adalah tempat di mana peta dapat tetap terorganisir sesuai dengan perkembangan proyek saat ini. Dengan kata lain, daftar berfungsi seperti alur kerja, di mana setiap daftar yang dibuat dapat diklasifikasikan sebagai To Do (akan dilakukan), In Progress (sedang berlangsung), atau Done (selesai).Dengan demikian, Anda dapat memasukkan kartu sesuai dengan kemajuan tugas. Katakanlah Anda ingin mengerjakan satu kartu di daftar tugas Anda, jadi Anda memindahkan kartu ke daftar tugas Anda. Setelah selesai, Anda dapat memindahkannya ke Selesai. Sederhana, bukan? - Menu
Di sebelah kanan papan Trello adalah menu. Menu ini adalah pengaturan utama untuk papan Anda. Anda dapat mengelola anggota tim, memfilter peta, atau sekadar melihat riwayat aktivitas anggota tim.
Manfaat Trello Untuk Pekerjaan Anda
Setelah Anda terbiasa dengan fitur-fitur utama Trello, berikut ini kami akan menjelaskan manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan Trello.
- Penggunaan yang fleksibel
Trello adalah aplikasi yang sangat fleksibel. Anda dapat menggunakannya untuk keperluan pribadi, kantor bahkan bisnis. Faktanya, seperti yang kita bahas di artikel Alat Pemasaran, Trello berada di puncak daftar. Tak heran, karena selain gratis, Trello membuat pengelolaan tugas bisnis Anda menjadi lebih efisien.Trello dapat membantu Anda mengelola berbagai proyek bisnis dengan mudah dengan membuat papan. Dimana di setiap Board terdapat berbagai List yang berisi uraian tugas secara detail berupa Kartu. Dengan cara ini, Anda dan semua anggota tim dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan harus selesai, dan sebagainya. Jadi tidak berlebihan jika dikatakan bahwa Trello adalah alat yang wajib dimiliki oleh para pebisnis. - Tidak perlu lagi khawatir dengan catatan yang berantakan
Jika selama ini Anda terbiasa menempelkan stiker di meja atau dinding, Anda tidak perlu melakukannya lagi setelah menggunakan Trello. Trello adalah papan tulis dengan catatan yang dapat Anda akses kapan saja, di mana saja. Jadi ucapkan selamat tinggal pada stiker kotor di meja, kursi atau dinding. - Mudah untuk mengetahui tenggat waktu
Saat Anda membuat kartu di Trello, Anda juga dapat menetapkan tenggat waktu secara bersamaan. Ketika batas waktu tercapai, Kartu secara otomatis akan berubah warna menjadi kuning. Dengan cara ini, Anda dan anggota tim Anda tidak perlu khawatir tentang lupa atau melewatkan tenggat waktu. Karena Trello siap memberi tahu Anda secara real time melalui email. - Daftar periksa di satu tempat
Tahukah Anda bahwa Trello juga memiliki fitur daftar periksa? Fitur ini memudahkan untuk menemukan semua tugas dalam daftar tugas Anda dalam satu kartu. Anda tidak perlu lagi mengingat langkah mana yang harus diambil atau dalam urutan apa. Karena dengan Trello, Anda dapat dengan mudah melacak dan melihat perkembangan daftar tugas Anda. - Bonus kinerja
Di tempat kerja, Trello jelas bukan satu-satunya aplikasi yang Anda gunakan, bukan? Untungnya, Trello sangat menyadari hal ini. Oleh karena itu, Trello memiliki satu fitur unik yang disebut Power-Ups. Dengan bantuan bonus, Anda dapat mengintegrasikan Trello ke dalam berbagai aplikasi. Dimulai dengan Slack, Google Kalender, Evernote, dan lainnya.Dengan Trello, Anda tidak perlu lagi mengklik di sana-sini untuk beralih di antara aplikasi yang berbeda karena semuanya dapat ditemukan di satu tempat. - Dapatkan inspirasi dari orang lain
Tidak yakin bagaimana membuat papan yang optimal untuk kebutuhan Anda? Jangan khawatir! Dengan Trelo, Anda dapat menggambar inspirasi papan dari orang lain dengan satu klik. Dengan cara ini Anda dapat menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu membuat papan beserta daftar dan kartu dari awal.
Mencari papan untuk melatih karyawan baru? Ada! Papan kolaborasi klien? Itu sama. Tips merencanakan pernikahan? Oh, tentu saja ada. Sangat berguna, bukan?
Cara Menggunakan Trello
Sebelum kami mulai menjelaskan cara menggunakan Trelo, Anda mungkin ingin membuat akun di Trello.com terlebih dahulu. Anda dapat melakukannya secara manual atau langsung menggunakan akun Google Anda. Jangan khawatir, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya apa pun untuk menggunakan Trelo versi dasar.
1. Buat tim
Jika tujuan Anda adalah menggunakan Trello untuk berkolaborasi dalam proyek dengan anggota tim, ini adalah langkah pertama yang harus diambil. Karena sebelum kamu bisa menggunakan Trello dengan orang lain, kamu harus membuat tim terlebih dahulu di Trello.
Pertama, buat tim dengan mengklik tombol + di sudut kanan atas beranda Trello. Kemudian pilih Buat Tim. Anda kemudian akan diminta untuk memasukkan nama tim, jenis tim, dan deskripsi tim. Setelah Anda menyelesaikan semuanya, klik Lanjutkan.
Ini akan membawa Anda ke halaman tim yang baru saja Anda buat. Seperti ini:
2. Buat papan baru
Setelah Anda membuat tim di Trello, langkah selanjutnya adalah membuat papan. Caranya adalah dengan mengklik “Buat papan baru” di halaman tim Anda.
Setelah itu, Anda dapat mengisi nama, tingkat privasi, dan gambar latar belakang papan. Tim yang baru saja Anda buat akan secara otomatis ditugaskan ke papan tersebut. Catatan singkat tentang tingkat privasi: jika Anda memilih untuk menyetel privasi ke publik, Google akan mengindeks papan.
Pada dasarnya, siapa pun dapat menggunakan Google dan mereka akan memiliki akses ke papan Anda. Oleh karena itu, kami menyarankan untuk mengatur tingkat privasi Tim Terlihat hanya jika Papan adalah proyek yang harus dikerjakan oleh tim Anda.
3. Tambahkan daftar ke papan
Setelah Anda membuat papan Anda, saatnya untuk membuat daftar Anda. Caranya adalah dengan mengklik “Add List” yang terletak tepat di bawah nama board Anda. Ulangi metode ini hingga daftar yang Anda buat memenuhi persyaratan.
Seperti yang kami sebutkan di atas, daftar di Trello biasanya berfungsi sebagai alur kerja yang menunjukkan kepada Anda berbagai tingkat proyek Anda. Misalnya, kami menamai daftar Ide Artikel, Dalam Proses, Proses Peninjauan, Pemuatan Artikel, dan Selesai.
4. Tambahkan kartu
Setelah semua daftar dibuat, saatnya menambahkan kartu ke daftar. Kami akan membagikan pembahasan tentang cara menggunakan Trello Cards di beberapa bagian. Karena ada banyak elemen Kartu yang dapat Anda gunakan untuk membuat pengalaman Trelo Anda menjadi lebih baik.
5. Buat kartu
Anda tinggal klik Tambahkan kartu ke Daftar. Kemudian masukkan nama sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan. Kemudian simpan dengan mengklik tombol Add Card berwarna hijau. Anda dapat mengulangi metode ini sebanyak yang diperlukan.
Setelah itu, klik pada kartu yang baru saja Anda buat. Anda akan menemukan banyak pilihan yang dapat Anda isi terkait dengan tugas/pekerjaan tersebut. Jangan khawatir, kami akan menjelaskannya kepada Anda satu per satu.
6. Tambahkan orang yang perlu menyelesaikan tugas
Anda dapat menentukan anggota tim mana yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas di kartu. Cukup klik Anggota lalu pilih anggota dengan mengklik foto profil mereka.
7. Berikan catatan dan lampiran
Baik itu untuk kepentingan pribadi atau kelompok Anda, meninggalkan catatan dan lampiran adalah sesuatu yang tidak boleh dilewatkan. Catatan dapat menjadi pengingat detail tugas, dan lampiran dapat berupa file yang mendukung tugas tersebut.
8. Tetapkan tenggat waktu
Anda dapat mengatur tenggat waktu untuk tugas menggunakan opsi Tanggal Jatuh Tempo. Oh ya, Anda juga bisa menyetel pengingat dua hari sebelumnya hingga lima menit. Saat tenggat waktu semakin dekat, Anda akan diberi tahu melalui email atau saat tanggal di kartu berubah menjadi kuning.
9. Tandai tugas
Label berguna sebagai “pembeda” atau bisa juga sebagai kategori kartu. Sebagai contoh, pada gambar di bawah ini, kami menambahkan tag sesuai dengan waktu artikel itu diterbitkan.
10. Tambahkan daftar periksa
Seperti yang kami sebutkan di atas, Anda juga dapat menambahkan daftar periksa ke Trello. Daftar periksa dapat berguna sebagai panduan tentang langkah-langkah apa yang harus diambil untuk menyelesaikan tugas. Anda dapat memeriksa langkah ini jika Anda telah melakukannya.
11. Tinggalkan feedback di kolom komentar
Anda harus mengetahui kolom komentar di kartu. Kotak komentar ini berguna untuk mendiskusikan masalah terkait peta dengan anggota tim lainnya. Anda dapat menggunakan @ untuk menandai anggota tim lain agar mereka dapat bergabung dalam diskusi.
12. Periksa Riwayat Aktivitas Anda
Tepat di atas kolom komentar adalah aksinya. Opsi ini memungkinkan Anda untuk melihat riwayat tindakan anggota tim terkait dengan Maps. Cukup klik “Tampilkan Detail” dan daftar riwayat lengkap akan muncul.
13. Memindahkan dan menyalin kartu
Anda dapat menggunakan opsi “Pindahkan” untuk memindahkan kartu ke daftar atau papan lainnya. Sementara opsi “Salin” memungkinkan Anda menyalin kartu dan isinya ke daftar atau papan lain.
Cara menggunakan Trello yang dijelaskan di atas sangat sederhana bukan? Tidak berlebihan untuk menyebut Trello sebagai aplikasi sederhana dan serbaguna. Pasalnya, dengan banyaknya fitur dan fleksibilitas yang ditawarkannya, Trello tetap mudah digunakan untuk semua orang. Kemuliaan bagi Trello!
