Email bisnis telah menjadi cara utama komunikasi di tempat kerja yang memainkan peran penting dalam membangun hubungan dengan kepala eksekutif, pelanggan, sponsor, pemasok, dan mitra. Saat menyiapkan kampanye email yang dipicu, ada banyak detail yang perlu dipertimbangkan, termasuk prioritas alamat email bisnis dan format email bisnis.
Mari kita mulai dengan definisi alamat email bisnis terlebih dahulu.
Apa itu alamat email bisnis?
Alamat email bisnis hanyalah email yang digunakan khusus untuk organisasi Anda. Ini termasuk nama perusahaan, misalnya, adit@teroopong.com. Alamat email tim biasanya diformat dengan cara yang sama.
Contoh alamat email bisnis
Nama yang benar untuk kotak masuk email dari sudut pandang budaya perusahaan adalah:
Untuk karyawan: nama karyawan + @ + domain perusahaan
Misalnya, adit@teroopong.com
Untuk departemen atau grup orang terkait: nama grup/departemen + @ + domain perusahaan
Misalnya, marketing.department@teroopong.com
Email perusahaan adalah cara beriklan. Pasalnya, nama perusahaan akan terpampang di setiap kontak dan akan selalu terlihat, sehingga meningkatkan brand awareness.
Tolong dicatat! Sebelum mengirim surat bisnis, Anda perlu membuat website profesional, mendaftarkan domain, dan mengatur alamat email Anda dengan benar.
Format email bisnis yang tepat
Agar email bisnis terlihat benar, penting untuk mengetahui strukturnya terlebih dahulu. Ini membantu menyampaikan pesan Anda dengan jelas. Email yang diformat dengan buruk dapat membuat kesan yang buruk.
Format email bisnis yang benar harus mencakup elemen-elemen tersebut:
- Nama pengirim;
- Garis subjek;
- Preheader;
- Salam;
- Isi email;
- Tanda tangan
Susun email bisnis Anda sehingga kalimat pertama dari teks isi dengan jelas menjelaskan isinya. Kalimat terakhir harus meringkas surat Anda. Ajakan bertindak (CTA) sesuai di sini, yang akan memberi tahu pembaca apa yang harus dilakukan selanjutnya dan bagaimana caranya.
Di bawah ini kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang setiap elemen.
Nama pengirim, baris subjek, dan judul sebelumnya
Nama pengirim, baris subjek, dan preheader adalah hal pertama yang akan dilihat pembaca Anda. Kesan pertama mereka akan menentukan apakah mereka akan membuka surat Anda.
Nama pengirim Anda tidak boleh hanya alamat email acak. Pastikan itu menyertakan nama perusahaan atau nama karyawan. Cara lain untuk menyampaikan sentuhan pribadi adalah dengan mengirim email menggunakan pola ini: Nama Depan di/dari Perusahaan.
Penting juga untuk tidak lupa bahwa baris subjek harus pendek, dari enam hingga sepuluh kata, dan membawa informasi spesifik. Kalau tidak, apa gunanya jika orang tidak bisa membacanya? Sebagai contoh:
Terakhir, preheader digunakan untuk meringkas pesan email dan biasanya terdiri dari satu kalimat. Baris subjek dan teks judul dapat dan harus bekerja sama untuk membangkitkan minat pembaca Anda sehingga mereka membuka email Anda.
Baris subjek dan pra-tajuk
Tidaklah mudah untuk menulis sapaan karena Anda perlu memahami apakah Anda berbicara dengan audiens Anda secara formal atau ramah. Jangan lupa bahwa kita berbicara tentang korespondensi bisnis, dan nada bicara Anda harus sesuai.
Sebagai contoh:
Nyonya Smith yang terhormat, saya menulis surat kepada Anda sebagai tanggapan atas… (sangat formal)
Mary terkasih, saya ingin memberi tahu Anda … (resmi)
Hai Barbara, kami senang melihat Anda di tim kami… (ramah)
Salam pembuka
Isi email
Tidak ada yang membaca pesan satu paragraf besar dengan sangat antusias. Langsung ke intinya dengan cepat dan tulis paragraf pendek dengan satu atau dua kalimat. Singkat akan menambah kejelasan. Ini juga merupakan ide bagus untuk menggunakan daftar berpoin. Sebagai contoh:
Dan jangan lupa tentang CTA!
Sign-off dan tanda tangan
Sign-off adalah kesimpulan dari email. Ya, sangat penting untuk menulis isi pesan Anda yang dipikirkan dengan matang, tetapi sama pentingnya bagaimana Anda mengakhiri surat bisnis jika Anda ingin meninggalkan kesan positif pada pembaca. Misalnya, berikut adalah opsi sign-off terbaik menurut Boomerang:
Di akhir pesan Anda, tambahkan tanda tangan email yang menonjol yang akan membantu pembaca Anda menemukan semua informasi yang mereka butuhkan tentang Anda. Biasanya memiliki 4-7 baris teks. Yang ingin Anda sertakan hanyalah nama, jabatan, nama perusahaan, email, tautan situs web, akun media sosial, dan nomor telepon Anda. Sebagai contoh:
Contoh email bisnis yang baik v. buruk
Contoh email bisnis yang buruk
Berikut adalah contoh bagaimana Anda tidak boleh menulis surat bisnis. Luangkan waktu sebentar untuk membacanya dan lihat apa yang salah di sana.
Ini adalah cara terburuk untuk mempresentasikan proyek Anda. Kelihatannya tidak rapi, dan baris subjeknya terlalu pendek dan tidak jelas. Ya, seharusnya tidak terlalu panjang, tetapi satu kata tidak cukup dalam kasus ini. Dengan baris subjek seperti ini, Anda bahkan berisiko terkena filter spam.
Perhatikan isi surat bisnis yang seharusnya. Ini adalah satu paragraf besar yang tidak mungkin untuk difokuskan. Solusi di sini akan menambahkan daftar bulet dan paragraf.
Selain itu, jangan lupa tentang hal yang paling penting — ada kesalahan ketik di sini. Dalam teks, Anda mungkin memperhatikan beberapa di antaranya, misalnya, kata “membuat” ditulis dua kali. Anda juga harus menghindari frasa yang diformulasikan dengan buruk.
Akhirnya, perlu dicatat bahwa penandatanganannya terlalu informal untuk sebagian besar surat bisnis. Plus, bahkan tidak ada tanda tangan. Bagaimana tim baru akan mengetahui siapa pengirim surat aneh ini dan bagaimana menghubungi mereka jika diperlukan?
Contoh email bisnis yang bagus
Email yang diformat ulang ini akan membantu pengirim membangun citra yang lebih profesional di mata penerima.
Saat Anda melihat email bisnis ini, Anda akan segera menyadari bahwa email tersebut siap dikirim, dan penerima mungkin akan membacanya dengan senang hati. Jadi, apa yang berubah?
Baris subjek telah berubah secara dramatis. Sekarang panjang ideal 6 sampai 10 kata serta jelas dan spesifik.
Salam yang diperbarui memperjelas kepada siapa surat itu ditujukan kepada anggota tim baru.
Pendahuluan, isi, dan penandatangan tidak digabungkan menjadi satu paragraf besar, seperti pada contoh sebelumnya. Teks isi dipecah menjadi bagian-bagian pendek dan termasuk daftar bernomor. Ini membuatnya lebih mudah untuk memahami informasi. Dan ada juga CTA di sign-off yang mengundang pembaca untuk menghubungi pengirim jika mereka memiliki pertanyaan.
Kesimpulan
Email bisnis sangat penting untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Jika Anda salah menggunakan alat pemasaran ini, maka Anda hanya akan merusak citra perusahaan Anda. Pikirkan baik-baik tentang bagaimana email bisnis Anda akan diutarakan dan diformat. Untuk inspirasi dan pengetahuan, Anda selalu dapat mengunjungi blog kami untuk mulai melakukannya dengan benar.
Sumber referensi: What is a Business Email: Definition, format, and examples | Snov.io
